Mittwoch, 10. Februar 2021
Was steckt eigentlich hinter dem NOS Aufgabenplaner?
Effektive Arbeitsabläufe und Durchblick für das gesamte Bibliothekssteam.
Die Antwort ist ganz einfach: Effektive Arbeitsabläufe und Durchblick für das gesamte Bibliotheksteam dank der zentralen Digitalisierung der Bibliotheksaufgaben. Wer kennt es nicht: Zahlreiche Notizzettel, Aufgaben- und Erinnerungstools, die uns an unsere ToDo´s erinnern und dafür sorgen, dass wir diese Stück für Stück erledigen. Dabei sind es häufig die wiederkehrenden Aufgaben, die einzig und allein im Kopf oder auf einem der unzähligen Zettel des zuständigen Bibliotheksmitarbeiters gespeichert sind. Im Vertretungsfalle, zum Beispiel in der Urlaubszeit oder bei Krankheit, wird diese Tatsache schnell zur Mamut-Aufgabe für das gesamte Team.
Der administrative Aufwand in einer Bibliothek ist nicht zu unterschätzen. Um einen geregelten Ablauf in der Bibliotheksverwaltung zu garantieren, werden diverse Aufgaben mit dem NOS Aufgabenplaner einfach digitalisiert. Welche Aufgaben von welchem Mitarbeiter bis wann erledigt werden müssen, regelt dabei zuverlässig der NOS Aufgabenplaner. Einmalige oder wiederkehrende ToDo´s werden direkt dem entsprechenden Mitarbeiter oder auch einer Gruppe von Kollegen zugeordnet. Die einzelnen Aufgaben und deren Bearbeitungsstatus sind, je nach Wunsch, von allen Team-Mitgliedern oder lediglich von ausgesuchten Kollegen einsehbar, sodass eine Doppel- oder Parallelbearbeitung ausgeschlossen und ein effektives Arbeiten im Team zum Kinderspiel wird. Mit der intelligenten Erinnerungsfunktion des NOS Aufgabenplaners werden die entsprechenden Mitarbeiter rechtzeitig benachrichtigt und jede Aufgabe termingerecht abgeschlossen.
Aufgaben und Folgeaufgaben im Aufgabenplaner
Neben der reinen Erledigung einzelner ToDo´s sind auch die stetige Erinnerung an wiederkehrende Aufgaben sowie die Erstellung von Folgeaufgaben wichtige Funktionen des Aufgabenplaners, die den Arbeitsalltag einer Bibliothek enorm vereinfachen. Die NOS Funktion “Terminüberwachung” beispielsweise ist nur bei regelmäßiger Anwendung maximal effizient. Daher ist die Einstellung einer wöchentlichen Erinnerung an die Ausführung der Terminüberwachung als wiederkehrende Aufgabe für den Aufgabenplaner sinnvoll. Diese lässt sich dann ganz komfortabel direkt aus dem Aufgabenplaner heraus starten. Auch bei der Anknüpfung einer Folgeaufgabe an die Ursprungsaufgabe ist der Aufgabenplaner sehr hilfreich. Muss zum Beispiel über die Kündigung eines Abonnements bis zu einem gewissen Tag entschieden werden, so lassen sich zum gegebenen Zeitpunkt die Stammdaten des betroffenen Abonnements direkt aus dem Aufgabenplaner heraus aufrufen und die Bearbeitungswege damit verkürzen. Ein Schritt in Richtung Perfektionierung des Workflows.
Überblick trotz Aufgabenfülle
Tag für Tag neue Aufgaben und manches Mal wurden die vorausgegangenen ToDo´s noch gar nicht erledigt. Das kennen wir alle und wissen, dass es manchmal gar nicht so einfach ist, den Überblick zu behalten. Schön, dass auch diesbezüglich der NOS Aufgabenplaner unterstützt. Dank unterschiedlicher Aufgabenstati lassen sich fällige und überfällige Aufgaben von bereits erledigten und in der Zukunft noch kommenden Aufgaben abgrenzen. Bei Bedarf erlaubt er natürlich auch einen Blick auf die ganze Fülle der Aufgaben und macht so manches Mal in der Vergangenheit Geschehenes nachvollziehbarer oder die Zukunft planbarer. Mit dem NOS Aufgabenplaner hat das Bibliotheksteam die anfallenden Verwaltungsaufgaben fest im Griff. Er unterstützt die geschmeidige Teamarbeit und sorgt für effektive Arbeitsabläufe.