Inventur - (K)Eine Mammutaufgabe für Bibliotheken!?

Einmal jährlich ist es so weit – die Inventur steht an. Es gilt, eine Bestandsaufnahme des Hab und Guts, d.h. sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden zu einem bestimmten Stichtag zu erstellen. Diese wenig beliebte Arbeit wird häufig im Herbst, wenn die Tage kürzer werden auf die Agenda genommen. In der Praxis bedeutet dies, dass für alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, das große Zählen, Messen und Wiegen an der Tagesordnung ist, das Kollegium auf Trab hält und selbstverständlich auch vor den Bibliotheken nicht Halt macht.

Es gilt, sämtliche Medieneinheiten, sprich elektronische Medien wie z.B. E-Journals, E-Books, Artikel, Periodika, Monographien, Bände und weitere denkbare Medien stück- aber auch wertmäßig zu erfassen und übersichtlich zu dokumentieren. Eine unglaubliche Arbeit für manch eine Bibliothek mit mehreren 10 oder gar 100.000 Medieneinheiten.

Wie gut, dass mit dem Einsatz einer professionellen Bibliothekssoftware wie NOS praktisch jeden Tag Inventur sein könnte, denn mit NOS lassen sich jederzeit diverse, für eine Inventur wichtige Zahlen und Fakten zusammentragen. Bei optimaler Datenbankpflege werden Neuerwerbungen und deren Anschaffungspreise von der Bibliothekssoftware ebenso tagesaktuell berücksichtigt wie ausgesonderte Exemplare. Auch ist jederzeit klar, welches Medium sich an welchem Standort befindet. Oft kommen zum Zeitpunkt der Inventur die umfangreichen Möglichkeiten der Listengenerierung zum Einsatz. Es werden Listen erstellt, gelegentlich z.B. in Tabellenkalkulationsprogramme exportiert und ggf. dort angereichert durch ergänzende Informationen entsprechend weiterverarbeitet.

Selbstverständlich genießt auch das große NOS-Thema “Kosten” bzw. das Modul “Budgetierung” zum Inventurzeitpunkt, aber generell auch zum Jahresende hin große Beliebtheit. Jetzt möchten Abteilungsleiter, Kostenstellenverantwortliche und andere Personen mit Führungsverantwortung sich gerne einen Überblick über die im laufenden Jahr getätigten Ausgaben, das eventuell verbliebene Budget und die Kostenverteilung verschaffen. Rundum sind die Möglichkeiten einer Bibliothekssoftware riesig, ganz egal welches Thema aktuell im Fokus steht!

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